Konaklama sektöründe, çalışan ve müşterilerin arasında doğrudan ve sürekli bir iletişim vardır; pozitif bir müşteri deneyimini sağlamak veya negatif bir deneyimde çözüm yaratmak için birçok yol vardır. Bu itibarla, otel yönetimi işgücü planlamasını geniş kapsamlı bir strateji ile garanti etmek zorundadır- örneğin, otelinizde departmanlarınız da, vardiyalarınıza göre doğru sayıda planlama yapmanız sizi fazla çalışan maliyetinden kurtaracak ve gereksiz sayıda çalışan bulundurmanızı engelleyerek operasyonel giderlerinizi düşürecektir.

Avrupa’nın dört bir tarafında karşılaştığımız otellerin çoğu İK bütçeleri kullanıyor. Onlardan bazıları karmaşık teknikler kullanırken, diğerleri ise geçen senenin İK bütçelerini, mevsimsellik, ekonomik büyüme beklentisi, durgunluk veya gelecek olaylar gibi faktörleri yansıtan bazı küçük değişiklikler yaparak, kabaca bütçelerine naklediyorlar. İşlemin sonunda, otelinizin doluluk oranına göre (occupancy rate) beklenilen kullanım için hizmet sağlaması gereken çalışan sayısına bağlı olarak otelin yıllık bütçe planlaması vardır.

Arz yönü:

Bir sonraki mantıksal adım ise yönetimin gerekli sayıdaki personeli tedarik edip edemeyeceğinin belirlenmesidir. Bu işlem, beklenilen izinler, departmanlar arası dikey geçişler, promosyon vb. gibi olayları göz önünde bulundurmalıdır. Otelin eleman talebi ve arzı öngörülür görülmez, bunlar departmanlar da çalışan sayılarına göre dengelenmeli ve optimum vardiya planlaması için her bir departmana aktarılmalıdır. Son işlem ise, çalışanların sayısı ve iş için yapılan masrafı gibi planlara karşı bütçe tertibinin sürekli kontrolü ve değerlendirme işlemi olmalıdır.

Gerçeğe uygunluk:

Otellerin çoğunda, planlanan ve gerçekleşen çalışma saatleri arasında fark rutinin bir parçasıdır. Burada sorulması gereken tek soru, bu farklılıkların NE ZAMAN ele alınacağı ve bunların içeriklerinin ne olacağıdır. Çalışan saatlerinin takibi ve bunların planlanan saatlerle karşılaştırma imkânı yöneticilerin bir sonraki günde çalışma saatlerini düşürmesini ve sonuç olarak da (birikmiş) sapmayı düzeltmelerini sağlar.

Buna, çalışanların sadece en yoğun saatlerde çağırılması ve başka departmanlardan geçici olarak çalışan transferi gibi bir karar sayesinde ulaşılabilir.

Otel bütçe sapma rutinleri genel olarak işten çıkartmalar veya bütçeden geniş kesintiler olmasına neden olur. Bu da sonuç olarak hizmete zarar verir ve yetenek kaybı olmasına neden olur. Bütçelenmiş masraflarla ve gerçekleşen masraflar arasındaki farkın gerçeğe uygunluğunun sürekli olarak kontrol edilmesi gerçek zamanda iş gücü masraflarının düzenli olarak denetlenmesinden dolayı küçük sapmaların üstünde işlem imkânı sunan bir pazar sunar. Bu da çok geç olduğu zaman ay/çeyrek veya yıl sonundaki sürpriz etkileri ortadan kaldırır.

Yakın bir zamanda müşterilerimizin birinden daha iyi bir İK bütçe sürecinin olması gerektiğinden bahsederken, duyduğumuz üzere “İK bütçesinin karşılanması, onun herhnagi bir departmandaki yönetimin kalitesini temsil etttiği için, kültürel bir husustur. Sürekli olarak bütçeleri karşılamayan bir departmanın yönetimsel bir sorunu vardır. Ya çalışanların becerisi veya yönetimin becerisi eksik olabilir.”

Synerion Hakkında

Synerion, (eski LAVIE TimeTECH), çalışanların performansının yönetilmesi için kapsamlı çözümlerle organizasyonlara çözümler getiren bir işgücü yönetimi yazılım şirketidir. (WFM)  Synerion WFM (workforce management solutions) çözümleri öngörüm ve planlama, zamanlama, işte bulunmama ve izin yönetimleri gibi organizasyonel hedefler ve bütçe gereksinimlerine karşı zaman ve görev değerlendirilmesi için araçlar içerir.

Otuz senelik iş gücü yönetim deneyiminin başarılı bir biçimde temayülü sayesinde ve dünya çapında 5,500'den fazla kurulum ve 4 milyondan fazla çalışanın gözlemlenmesiyle Synerion, organizasyonunuzu büyütecek, kısa ve uzun dönem ihtiyaçlarınız için kalıcı değerler sağlayarak her çeşit gelişmiş ve modüler WFM çözümleri geliştirmektedir.